Lavoro Agile, oggi una necessità, domani una opportunità.

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IL LAVORO AGILE – SMART WORKING

1. Il lavoro agile (Smart Working) e il lavoro a domicilio (il telelavro): punti in comune e differenze; 2. Il lavoro agile (Smart Working) nell’attuale legislazione; 3. Contratti ed esperimenti di lavoro agile (Smart Working) già in essere. Possibilità di applicazione; 4. Punti critici: come determinare la retribuzione, controllo e potere disciplinare, riservatezza, personalità della prestazione, aspetti previdenziali; 5. Il lavoro agile (Smart Working) nel pubblico impiego: il testo unico e la normativa in materia, disposizioni contrattuali, circolari, esperienze, la normativa dell’emergenza, regolamenti degli enti pubblici.

1. Il lavoro agile (Smart Working) e il lavoro a domicilio (il telelavro): punti in comune e differenze

Il lavoro agile – o Smart Working – viene introdotto nel nostro ordinamento con la legge 22 maggio 2017 n. 81, con il fine di conciliare i tempi di vita e di lavoro e, in questo modo, di aumentare la produttività. La legge lo definisce come una modalità di prestazione del lavoro subordinato, riportante delle peculiarità delineate dalla legge stessa.

La pratica del lavoro agile porta dei vantaggi: il miglioramento della qualità della vita del lavoratore, che ha più tempo libero a disposizione da dedicare a se stesso e alla famiglia, comporta un miglioramento dei profitti aziendali poiché il benessere del dipendente aumenta la produttività e riduce l’assenteismo. Inoltre, la riduzione degli spostamenti per recarsi sul posto di lavoro riduce l’impatto ambientale, oltre a ridurre gli infortuni in itinere (ridotti anche grazie a una qualità della vita meno frenetica del lavoratore).

Il lavoro a domicilio – o telelavoro – è stato introdotto invece dal DPR n. 70/1999 e ripreso dall’articolo 1 dell’Accordo del 9 giugno del 2004. Per tale modalità di lavoro si intende una prestazione lavorativa subordinata effettuata regolarmente a distanza dal lavoratore, cioè al di fuori della sede di lavoro, con il prevalente supporto di tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

Le due modalità lavorative riportano dei punti in comune:

  • Si tratta di una prestazione di lavoro subordinato;
  • La prestazione lavorativa non avviene all’interno dei locali aziendali;
  • La possibilità di utilizzo di un supporto tecnologico;
  • La possibilità, tanto per il settore privato come per il settore pubblico, di optare per tale modalità di lavoro.

Nonostante le somiglianze, vengono riportate tuttavia delle differenze:

  • La disciplina dello Smart Working esclude l’applicazione della normativa sul telelavoro, inadeguata di fronte alla veloce evoluzione degli strumenti tecnologici, oltre ad essere più rigida e costosa;
  • Il luogo di lavoro nel caso dello Smart Working è flessibile e non deve svolgersi obbligatoriamente sul luogo di lavoro, mentre nel caso il telelavoro è sì disancorato dai locali aziendali, ma prefissato;
  • Dalla flessibilità del luogo di lavoro deriva che, nel caso dello Smart Working, il datore di lavoro deve individuare nell’informativa periodica (con cadenza almeno annuale) i rischi generali e specifici connessi alla modalità della prestazione, mentre nel caso del telelavoro (di cui, a differenza dello Smart Working, si conosce in anticipo il luogo della prestazione) il datore deve anche garantire la sicurezza dei luoghi che il dipendente utilizza per lavorare;
  • L’orario di lavoro nel caso dello Smart Working è flessibile (comportando il diritto del lavoratore alla disconnessione), mentre è definito nel telelavoro ed equivale alla durata della prestazione in azienda.

Il tempo del lavoro assume quindi natura definitoria per distinguere le due fattispecie.

2. Il lavoro agile (Smart Working) nell’attuale legislazione

Come già accennato sopra, il lavoro agile viene introdotto nel nostro ordinamento dalla legge 22 maggio 2017 n. 81, con la finalità di aumentare la produttività permettendo al lavoratore la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.

La definizione di lavoro agile viene delineata dalla legge attraverso alcune caratteristiche:

  • L’esecuzione della prestazione lavorativa avviene solo in parte all’interno dei locali aziendali e con i vincoli di orario massimo derivanti da legge e contrattazione collettiva;
  • La possibilità di utilizzo di strumenti tecnologici;
  • L’assenza di postazione fissa nei periodi di lavoro svolti fuori dai locali aziendali;
  • La volontarietà della prestazione;
  • La necessarietà di un accordo scritto tra le parti, che definisca le modalità di esecuzione della prestazione quando resa all’infuori dei locali aziendali e gli strumenti utilizzati dal dipendente, oltre all’individuazione del tempo del lavoro e del rispetto dei tempi di riposo e all’individuazione del periodo di preavviso di recessione dell’accordo a tempo indeterminato che non sia inferiore a 30 giorni;
  • La durata dell’accordo può essere a tempo determinato o indeterminato e ciascuno dei contraenti può recedere prima della scadenza del termine (se a tempo determinato) o senza preavviso se sussiste una giusta causa (se a tempo indeterminato). Se questa mancasse, l’accordo deve prevedere un periodo di preavviso comunque non inferiore a 30 giorni.

3. Contratti ed esperimenti di lavoro agile (Smart Working) già in essere. Possibilità di applicazione

Diverse grandi imprese, alla proposta di riforma che avrebbe introdotto lo Smart Working nell’ordinamento italiano, si sono dimostrate poco interessate. Da un lato, il quadro normativo non era certo ed interpretabile, e dall’altro lato non era chiara la materia di modalità di utilizzo degli strumenti e di gestione delle questioni riguardanti salute e sicurezza sul lavoro.

Altre imprese, invece, avevano adottato già dal 2016 delle modalità di Smart Working. Questo ha aperto le porte a delle opportunità, ad esempio gli uffici condivisi di co-working, e può aprirne in futuro per combattere la discriminazione di genere:

A. La modalità dello Smart Working in spazi di co-working

Come già evidenziato da Il Sole 24 ore nel 2015, sono stati sperimentati degli spazi di co-working, ossia degli uffici in condivisione tra più professionisti che lavorano con la modalità dello Smart Working. A Milano è stato aperto uno di questi spazi che può ospitare fino a 5mila lavoratori, ma esistono anche altre numerose realtà di co-working tra l’Italia e la Svizzera. Il vantaggio di questo tipo di uffici, secondo Mauro Mordini (Country Manager di Regus) è quello di pagare solo per ciò che effettivamente si usa (linee telefoniche, WiFi ecc.) e di usufruire di spazi diversi per il lavoro a seconda delle esigenze. L’abitazione del lavoratore non è un ambiente professionale e non dà accesso a tutti gli strumenti che si possono trovare in uno spazio condiviso, permettendo inoltre un risparmio sui costi fissi. Viene offerta un’occasione, tra l’altro, di creare un network di contatti che si generano da un ufficio in cui coesistono più piani e più realtà.

B. Lo Smart Working come modalità per combattere la discriminazione di genere

I presupposti da prendere in considerazione sono tre:

  • l proposito dell’introduzione dello Smart Working nell’ordinamento italiano con la legge del 22 maggio 2017 n.81 è quello di aumentare la produttività permettendo al lavoratore una più semplice conciliazione dei tempi del proprio lavoro e della propria vita;
  • Vantaggi derivanti dalla stipulazione di tali accordi sono il miglioramento della qualità della vita del lavoratore, poiché diventa meno frenetica vista anche la riduzione degli spostamenti per recarsi al luogo di lavoro;
  • Come evidenziato a livello tanto nazionale quanto dai lavori degli ultimi anni della Commissione Europea, molte donne italiane sono fin troppo spesso costrette ad optare per soluzioni di riduzione dell’orario di lavoro (part-time), riducendo così anche lo stipendio e i contributi previdenziali, se non addirittura lasciando il lavoro per un periodo o definitivamente (comportando la mancanza di stipendio e contributi previdenziali), poiché il carico della vita famigliare è tutto sulle loro spalle. Questo comporta, ad esempio, una discriminazione indiretta di misure in materia previdenziale, come ad esempio la legge 28 marzo 2019 n.26 che istituisce la modalità di pensionamento anticipato Quota 100. Lavorando meno ore rispetto agli uomini o dovendo lasciare il lavoro per un periodo o definitivamente per prendersi cura della famiglia (oltre al discorso sul gender pay gap), per le donne è più arduo versare i contributi per gli anni necessari necessari per poter accedere alla pensione anticipata, nonostante la previsione della c.d. opzione donna. Inoltre, le donne sono più esposte al rischio di infortuni in itinere poiché il dover conciliare i tempi del lavoro con le necessità famigliari le porta a muoversi più di fretta rispetto agli uomini.

Un accordo di Smart Working, quindi, può essere un’occasione per la donna per non dover lasciare il lavoro o per non essere costretta ad optare per una riduzione dell’orario di lavoro, siccome lo stesso scopo che si propone l’introduzione della modalità è rendere facile al lavoratore (la lavoratrice) la conciliazione tra il tempo del lavoro e della propria vita. La lavoratrice, allora, non si troverebbe costretta ad accontentarsi di un salario ridotto (o mancante) e potrebbe versare i contributi previdenziali senza veder svanire la possibilità, ad esempio, di un pensionamento anticipato.

Inoltre, la riduzione degli spostamenti permetterebbe alla lavoratrice di non dover muoversi in fretta, riducendo gli infortuni in itinere.

4. Punti critici: come determinare la retribuzione, controllo e potere disciplinare, riservatezza, personalità della prestazione, aspetti previdenziali

Il dipendente, nello svolgimento della propria mansione con le modalità dello Smart Working, ha diritto ad una retribuzione non inferiore a quella corrisposta agli altri lavoratori subordinati a parità di mansioni svolte.

Il potere disciplinare del datore di lavoro è lo stesso previsto dall’art. 7 della legge 20 maggio 1970 n. 300 (lo Statuto dei Lavoratori), dei limiti della legge e dell’accordo raggiunto con il lavoratore. L’accordo tra le parti, oltretutto, deve precisare eventuali altri comportamenti disciplinarmente rilevanti ulteriori rispetto a quelli già individuati dal datore di lavoro nel codice disciplinare esposto in azienda.

Il datore di lavoro, inoltre, deve garantire la protezione dei dati utilizzati ed elaborati dal lavoratore che svolge la sua prestazione lavorativa in modalità di Smart Working.

Dal punto di vista della sicurezza sul lavoro, come già accennato nel primo capitolo, il datore di lavoro ha l’obbligo generale di garantire la salute e la sicurezza del lavoratore in modalità di lavoro agile, ma ha anche l’obbligo di informativa periodica (almeno una volta all’anno) in cui deve individuare i rischi generali e specifici connessi alla modalità di adempimento alla prestazione lavorativa. Se dovesse verificarsi un infortunio durante lo svolgimento dell’attività lavorativa all’infuori dei locali aziendali, connesso con la prestazione lavorativa, la legge stabilisce il diritto alla copertura INAIL.

5. Il lavoro agile (Smart Working) nel pubblico impiego: il testo unico e la normativa in materia, disposizioni contrattuali, circolari, esperienze, la normativa dell’emergenza, regolamenti degli enti pubblici.

Il lavoro agile nel settore pubblico

Il lavoro agile era già stato previsto come applicabile al pubblico impiego con l’art. 14 della legge 7 agosto 2015 n. 124, Deleghe al Governo in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche, che introduceva nuove misure per la promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, che le varie amministrazioni avrebbero dovuto applicare dal momento dell’entrata in vigore della legge.

Queste, infatti, con il limite delle risorse di bilancio disponibile con la legislazione vigente e senza oneri ulteriori per la finanza pubblica, avrebbero dovuto adottare misure per fissare gli obiettivi annuali per l’attuazione del telelavoro, ma soprattutto sperimentare la modalità di prestazione lavorativa dello Smart Working.

Misure, queste, concernenti l’organizzazione del lavoro basate sulla flessibilità lavorativa che tenga conto dei bisogni dei dipendenti in modo da conciliare i loro tempi della vita e del lavoro, che permettano entro tre anni ad almeno il 10% dei dipendenti, che richiedano l’accordo per lavorate con tale modalità, di avvalersi delle nuove e flessibili modalità lavorative, con la garanzia di non subire penalizzazioni ai fini del riconoscimento della professionalità e della progressione di carriera.

Destinatari di tali misure sono tutti i dipendenti delle amministrazioni pubbliche, senza discriminazioni. A tale proposito viene istituito un organo di controllo, il Comitato Unico di Garanzia. I dirigenti, anch’essi potenziali fruitori della misura, sono tenuti a salvaguardare le aspettative di chi utilizza le nuove modalità in termini di formazione e crescita professionale e promuovano percorsi informativi e formativi che non escludano i lavoratori dal contesto lavorativo, dai processi di innovazione in atto e dalle opportunità professionali.

Le varie amministrazioni sono tenute a:

  • Adottare misure che permettano al lavoratore di conciliare i tempi del lavoro e della propria vita, che non prevedano per forza la presenza del lavoratore nei locali aziendali;
  • Dare la precedenza alla fruizione dei lavoratori che si trovino in condizioni di svantaggio personale, familiare e sociale e dei dipendenti impegnati in attività di volontariato;
  • Individuare le attività che non sono compatibili con la nuova modalità di lavoro, tenendo conto dell’obbiettivo per il triennio successivo all’entrata in vigore della legge della fruizione della misura da parte di almeno il 10% dei dipendenti che lo richiedano;
  • Individuare degli obbiettivi prestazionali specifici, misurabili, coerenti e compatibili con il contesto organizzativo che permettano di responsabilizzare il personale e di valutare e valorizzare la prestazione in termini di risultati effettivamente raggiunti, obbiettivi tanto quantitativi come qualitativi;
  • Promuovere dei corsi di formazione, in particolare per i dirigenti, per una maggiore diffusione del ricorso alla nuova modalità lavorativa e per incrementare produttività e modelli organizzativi più competitivi;
  • Riprogettare lo spazio fisico e virtuale del lavoro, creando anche degli spazi condivisi;
  • Promuovere l’uso della tecnologia per la prestazione lavorativa, anche per colmare il c.d. digital divide per il consolidamento di una struttura amministrativa basata su reti informatiche e tecnologicamente avanzate.

A tal proposito, è necessaria un’attenta analisi del contesto dell’organizzazione del lavoro interna all’amministrazione, la definizione degli obiettivi e delle caratteristiche del progetto generale di Smart Working, avviare poi la sperimentazione, ed infine monitorarla e valutarla.

La direttiva è vincolante per le Amministrazioni dello Stato:

  • Scuole;
  • Aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo;
  • Regioni, Province, Comuni, Comunità montane e loro consorzi e associazioni;
  • Università;
  • Istituti autonomi case popolari;
  • Camere di commercio e loro associazioni;
  • Tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali;
  • Amministrazioni, aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale;
  • Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN) e le Agenzie (ad esempio, l’Agenzia delle Entrate).

La normativa dell’emergenza

Vista la pandemia del virus COVID-19 che negli ultimi mesi si sta diffondendo non solo in tutta Europa, ma anche in tutto il mondo, si è vista la necessità di un distanziamento sociale per rallentare – e poi fermare – il contagio. La necessità sottesa allo Smart Working, quindi, in questo periodo non è tanto la conciliazione dei tempi del lavoro e della vita del lavoratore, quanto la necessità di evitare contatti con le altre persone nei locali aziendali.

La necessità di salvaguardare la salute e sicurezza dei lavoratori sul luogo di lavoro stato evidenziato dal DL 2 marzo 2020 n.9 (e successive modifiche) e dal Protocollo condiviso dal Governo e dalle Parti Sociali del 14 marzo 2020 – Protocollo condiviso di regolazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus COVID-19 negli ambienti di lavoro. Entrambe le fonti legali dispongono di preferire l’applicazione della misura, ove possibile, dello Smart Working, tanto nel settore privato come nel settore pubblico.

Il DL 25 marzo 2020 n.19 dedica al pubblico impiego gli articoli 18 e seguenti e, incentrato sull’applicazione dello Smart Working, è l’articolo 18:

  • Art. 18 Misure di ausilio allo svolgimento del lavoro agile da parte dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni e degli organismi di diritto pubblico: per agevolare lo Smart Working vengono incrementati del 50% i quantitativi massimi delle vigenti convenzioni-quadro di Consip SPA per la fornitura di PC e tablet ai lavoratori, fatta salva la facoltà, da parte dell’aggiudicatario, di recesso da esercitarsi entro 15 giorni dalla comunicazione della modifica da parte della stazione appaltante. Nel caso di recesso o aumento dei quantitativi non soddisfacente al fabbisogno delle Pubbliche Amministrazioni, è possibile pubblicare dei bandi di gara.

Tuttavia, come esposto nell’articolo Lavorare da casa sta innalzando la produttività (ma si lavora anche di più). I primi dati, comparso sulla rivista Forbes Italia il 2 aprile 2020, molti dei lavoratori alle dipendenze di aziende pubbliche quanto di pubbliche amministrazioni ritengono di lavorare di più rispetto alle ore di lavoro all’interno dei locali aziendali (ricerca condotta da OnePoll per conto di Citrix Systems – fornitore statunitense di sistemi di business continuity, coinvolgente 5mila lavoratori in tutto il mondo, Italia compresa). Il 22,1% degli italiani intervistati sostiene di aver lavorato almeno un giorno da casa anche prima dell’emergenza mondiale, il 70,8% sostiene di lavorare le stesse ore lavorate in ufficio o superiori e il 78,9% sostiene che i livelli di produttività sono uguali o superiori.

Questi dati, probabilmente, saranno dovuti al fatto che la normativa dell’emergenza ha velocizzato il passaggio dal lavoro nei locali aziendali al lavoro agile, omettendo ad esempio la fase di formazione prevista invece dalla legge 7 agosto 2015 n. 124. La differente ratio delle due fonti, tuttavia, non può giustificare la restrizione del diritto del lavoratore al rispetto dell’orario di lavoro ed alla disconnessione.

Fabio Petracci

Chiara Bassanese